E-Rechnungseingang

E-Rechnungseingang

Elektronische Rechnungen per E-Mail sind heute Standard. Damit diese gesetzteskonform empfangen werden, sind einige Voraussetzungen notwendig: eine dauerhaft unveränderbare und lesbare Speicherung sowie die Prüfung der Inhalte.

Ab 2025 müssen Unternehmen und Vereine elektronische Rechnungen empfangen können. 

Aktuelle Informationen finden sich im Dokument Einführung der obligatorischen elektronischen Rechnung bei Umsätzen zwischen inländischen Unternehmern ab dem 1. Januar 2025 des Bundesministeriums für Finanzen vom 15. Oktober 2024.

Mit unserer Lösung für den elektroischen Rechnungseingang per E-Mail bieten wir eine einfach zu bedienende Lösung an, die die rechtlichen Vorgaben nach UStG, AO und GoBD erfüllt und für Sicherheit beim Empfang sorgt.

Sie müssen Ihren Lieferanten lediglich Ihre neue, zusätzliche E-Mail-Adresse für den Rechnungseingang mitteilen und veröffentlichen diese zudem auf Ihrer Website, damit neue Geschäftspartner die korrekte Adresse und nicht ein anderes Postfach verwenden.

Unsere Lösung

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Funktionen

E-Rechnungseingang aipi.email

sicherer Empfang

Die Übertragung von Nachrichten an unsere Server erfolgt per aktueller TLS-Verschlüsselung (TLS bis v1.3). Wir haben zudem unsere öffentlichen Schlüssel im DNSSEC abgesicherten DNS veröffentlicht, damit die Identität unseres Servers per TLSA-Verfahren von den Absendern geprüft werden kann.

Sofern kundenseitig Office 365 oder Microsoft Exchange eingesetzt wird, kann die Anbindung an aipi.email über die Funktionalität „Journaling Mailbox“ konfiguriert werden. Diese sammelt (je nach Konfiguration) alle ein- und ausgehenden sowie intern versendeten E-Mails in einem Sammel-Postfach, das dann der Einstieg in Archivierung und Prüfung ist.

Empfangsprüfung

Absender werden per u. a. per SPF (Serveradresse) und DKIM (Signaturgültigkeit) auf Echtheit überprüft. Nachrichten von nicht erlaubten Servern oder mit gefälschten Absendern (Spoofing) werden abgewiesen.

Postfachspeicherung

Wir speichern Ihre E-Mails sicher in einem E-Mail-Postfach auf unseren Servern. Dabei setzen wir auf georedundante Systeme, d.h. verschiedene, weit entfernte Standorte der Server, die zudem bei unterschiedlichen Anbietern untergebracht sind. So gewähren wir höchste Sicherheit für Ihre Daten. Zusätzlich erfolgt eine Datensicherung aller Postfächer auf ein weiteres System.

Der Zugriff auf das Postfach kann per IMAPS oder per Webmail erfolgen. Damit können alle gängigen E-Mail-Programme eingesetzt werden. Zum Versenden von Antworten, z.B. zum Zurückweisen fehlerhafter Nachrichten, steht das Protokoll SMTP/TLS zur Verfügung.

E-Mail-Archivspeicherung

Mit unserem E-Mail-Archiv bieten wir Ihnen eine automatische, revisionssichere und rechtskonforme Archivierung (DSGVO und GoBD) an. Wir sorgen damit für eine verlässliche, dauerhafte Speicherung Ihrer Nachrichten. Der Zugriff auf das Archiv erfolgt per Browser.

Zur Sicherstellung der rechtssicheren Mailarchivierung halten wir eine Verfahrensdokumentation unserer Lösung vor. Diese ergänzend Ihre individuelle Dokumentation für den Ablauf Ihrer Rechnungsbearbeitung.

Postfachüberprüfung

Unsere Lösung schaut alle 5 Minuten in das Eingangspostfach. Sofern eine neue, unbekannte Nachricht erkannt wird, erfolgt die automatische Übernahme in das Überprüfungs- und Konvertierungssystem.

Validierung

Der umfangreichste Teil unserer Lösung ist die Validierung, d.h. die technische Überprüfung der eingegangen Rechnung auf Konformität mit dem UStG und den GoBD. Unterstützt werden die Formate EN16931, ZUGFeRD und XRechnung. Spezielle Branchenanforderungen wie im Bereich Energieversorgung und Großhandel werden durch vollständige Rabattfindungen auf Positionsebene genauso unterstützt wie auch Rechnungen in Fremdwährungen. Unsere Validierung liefert präzise Ergebnisse, Rundungsprobleme werden so minimiert.

Die Validierung umfasst ca. 200 Regeln der EN16931, etwa 60 Regeln der XRechnung, die Prüfung auf rechnerische Korrektheit der Positionen, eine Prüfung gemäß UStG. §14 und AO, die Prüfung auf logische Korrektheit der Datumsangaben, die Prüfung der Korrektheit der Zahlungskonditionen und die Korrektheit bei Rechnungen mit Fremdwährungen, die syntaktische Prüfung von USt-ID-Nummern, GLN, GTIN, EAN und IBAN sowie eine Statistik der aufgetretenen Warnungen und Fehler .

Bei der Prüfung werden über 50 verschiedene Profile unterstützt: ZUGFeRD 1.0, alle Profile und Branchenprofile;  ZUGFeRD 2.x (Factur-X), alle Profile und Erweiterungen für Branchen; PEPPOL BIS Billing 3.0; ausländische CIUS; branchenspezifische Sonderanforderungen XRechnung (Energieversorger, Großhandel).

Fälschungsüberprüfung

Technisch gültige E-Mails, die bei der Empfangsprüfung nicht aussortiert wurden, gelangen direkt in das Rechnungseingangspostfach. Dies können dabei auch gefälschte Nachrichten sein, bei denen die Validierung einer angehängten elektronischen Rechnung erfolgreich ist. Um die Echtheit einer Rechnung dennoch automatisch überprüfen zu können, bietet das System eine Lieferantendatenbank. aipi hält dabei zahlreiche große Lieferanten mit ihren Absenderadressen und Bankdaten vor; als Kunde können Sie diese Daten mit Ihren Lieferantendaten ergänzen. 

Automatisch wird bei diesem Prüfungsschritt der Absender auf die korrekte E-Mail-Absenderadresse und die Kontodaten zur Überweisung überprüft. So können gefälschte Nachrichten von Dritten einfach erkannt werden.

Konvertierung in Rechnungsdoppel 

Nach der Überprüfung werden die Ergebnisse ggf. inklusive detaillierter Fehlermeldungen mit den Rechenwegen und den zu erwarteten Werten in eine lesbare Form gebracht. Diese Auswertung wird zum einen in eine lesbare Überprüfungsversion als PDF exportiert und zum anderen als HTML-Text in eine E-Mail überführt. Das System erstellt somit ein Rechnungsdoppel für die interne Weiterverarbeitung.

Übermittlung an Postfach und Archiv

Die lesbare Überprüfungsversion der eingegangenen E-Rechnung wird per E-Mail in das Archivsystem und das normale Rechnungseingangspostfach übermittelt. Zudem bleiben beide Dokumente im Portal für den Export vorhanden.

Ihre Aufgabe: Prüfen der Rechnung mit Hilfe des lesbaren Rechnungsdoppels

Über Ihr normales E-Mail-Programm erhalten Sie auf einfachem und bekannten Weg ein Rechnungsdoppel in lesbarer Form. Sie überprüfen, ob alles korrekt ist. Im Fehlerfall (bei korrektem Absender) sollten Sie die Nachricht zu Ihrer Entlastung an den Lieferanten zurückschicken. Passt alles, können Sie alles Weitere veranlassen:

Bezahlung per Überweisung

Sofern in der digitalen Rechnung die Zahlart Überweisung festgelegt ist und passende Bankdaten vorhanden sind, bietet die Software die Möglichkeit, einen digitalen so genannten SEPA-XML-Zahlungsauftrag zu exportieren. 

Dies ist eine Datei, die Sie in allen SEPA-XML-fähigen Programmen und Web-Lösungen Ihrer Bank importieren und zur Durchführung der Überweisung verwenden können. Dadurch wird sichergestellt, dass Sie bei der Überweisung die korrekten, aktuellen und geprüften Bankdaten verwenden und Tippfehler bei Empfänger, Kontonummer, Betrag und Verwendungszweck vermieden werden.

Verbuchen

Ob Sie eine eigene Buchhaltungssoftware haben, die digitale Rechnungen verarbeiten kann oder die Buchhaltung Ihrer Steuerberatung überlassen: nach der Rechnungsprüfung können Sie die Original-Rechnungen entweder einzeln manuell exportieren oder ein Monatsarchiv für die weitere Verarbeitung erstellen. Sprechen Sie hier mit Ihrer Buchhaltung oder der Steuerberatung, wie die Übergabe mit möglichst wenig manuellen Schritten funktioniert. Gerne ist aipi hier auch beratend tätig.

Speicherung Rechnungsdoppel im Verwaltungssystem

In vielen Unternehmen erfolgt die Kommunikation mit Lieferanten über spezielle Software, die häufig Supplier Relationship Management (SRM), Customer Relationship Management (CRM) oder Enterprise Resource Planning (ERP) genannt wird. Mit diesen Programmen werden Kontaktdaten und Artikellisten der Lieferanten verwaltet, Käufe getätigt und gespeichert sowie persönliche Kontakte mit den Unternehmen erfasst. Auch Eingangs-Rechnungen können dort gespeichert werden. Hier bietet es sich an, die lesbaren Rechnungsdoppel zu hinterlegen, um schnell Rechnungsinhalte überprüfen zu können. Bestehen die Eingangs-Rechnungen aus einer Vielzahl von Positionen, ist die Übergabe der originalen Rechnung an diese Software meist hilfreich, da sie selber Bestellungen oder Lieferscheine mit den Rechnungen abgleichen kann. Zukünftig werden digitale Bestellungen im Format ORDER-X und die entsprechenden Lieferscheine (DELIVER-X) einen automatischen Abgleich mit den digitalen Eingangsrechnungen ermöglichen.

Zur internen Recherche können Sie die Rechnungsdoppel auch in klassischen Archivsystemen wie Paperless NGX speichern. So können Sie schnell eine Eingangsrechnung anhand sämtlicher Inhalte lesbar wiederfinden.

Bestellen

Die Bausteine unserer Lösung können einzeln bestellt werden - z.B. wenn Sie bereits über Eingangspostfach oder eine Archivlösung verfügen. Als günstige Komplettlösung bieten wir alternativ unser System für Kunden mit einer geringen Anzahl an E-Rechnungen pro Jahr an.

Eine ZUGFeRD-Rechnung ist ca. 100kB groß. 1GB Speicherplatz reicht für ca. 10.000 Rechnungen. Vertragslaufzeit mindestens 12 Monate. Alle Preise verstehen sich netto zzgl. Umsatzsteuer. Das Angebot richtet sich nur an gewerbliche Kunden.

aipi e. K.

Telefon (08000) 98391-0 kostenfrei
Grenzstraße 4, 26919 Brake
E-Mail info@aipi.de

Eintragen im Handelsregister des Amtsgerichts Oldenburg, HRA 204521 | EU-Umsatzsteuer- Identifikationsnummer: DE222490801 | aipi ist eine eingetragene Marke in der EU (015642523) und im Vereinigten Königreich (UK00915642523). Inhaber: Claus Plachetka.

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