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„Ich sichere meine E-Mails doch schon im Outlook-Ordner und mache regelmäßig Backups – warum brauche ich ein Archiv?“
Diesen Satz hören wir fast täglich. Doch hier liegt ein Irrtum vor, der bei der nächsten Betriebsprüfung teuer werden kann: Ein Backup ist keine revisionssichere Archivierung, und ein normales Postfach ist niemals GoBD-konform. Während ein Backup Daten nur kurzfristig vor Systemabstürzen schützt, fordert der Gesetzgeber für E-Rechnungen eine lückenlose, unveränderbare und dauerhafte Aufbewahrung im digitalen Originalformat. Wer hier auf manuelle Disziplin setzt, geht ein unkalkulierbares Risiko ein.
Normale Postfächer erlauben das nachträgliche Ändern oder Löschen von Nachrichten. Das Archivsystem von aipi.email fängt jede Nachricht automatisch ab, noch bevor sie das Postfach erreicht, versieht sie mit einer eindeutigen digitalen Prüfsumme (Journalisierung) und speichert sie absolut manipulationssicher für die gesetzlichen 10 Jahre.
Sobald Compliance von menschlicher Disziplin abhängt, entstehen Lücken. Wenn Mitarbeiter Postfächer bereinigen oder das Unternehmen verlassen, gehen oft wichtige Belege verloren. Das Archiv läuft vollautomatisch im Hintergrund – völlig unabhängig vom aktiven Postfach. Selbst in Outlook gelöschte Mails bleiben sicher verwahrt.
E-Rechnungen bestehen oft aus unsichtbaren XML-Daten (XRechnung) oder eingebetteten Hybrid-Strukturen (ZUGFeRD). Unsere serverseitige Indexierung durchsucht nicht nur Betreffzeilen, sondern indiziert die Inhalte von Anhängen komplett. So finden Sie jede Rechnung über Artikelnummern oder Beträge in Sekundenschnelle.
Die beste Software ist steuerrechtlich wertlos, wenn der dazugehörige organisatorische Prozess im Betrieb nicht lückenlos dokumentiert ist. Um Ihnen diese bürokratische Hürde komplett zu nehmen, erhalten Sie bei der Nutzung unserer Infrastruktur eine rechtlich geprüfte Muster-Teil-Verfahrensdokumentation zu ihrem Archiv kostenfrei dazu.
Mit aipi.email erhalten Sie eine automatische, revisionssichere und gesetzeskonforme E-Mail-Archivierung aus der Cloud – egal, ob Ihre Postfächer auf unserer Infrastruktur liegen oder Sie einen eigenen Mailserver betreiben. Das System ist einfach und intuitiv per Browser zu bedienen, bietet eine schnelle Volltextsuche in E-Mail-Texten und Anhängen und erfüllt zusammen mit einer passenden Verfahrensdokumentation die rechtlichen Anforderungen an die Archivierung. Auf Wunsch unterstützen wir Sie über das reine Archiv hinaus auch bei der Erstellung Ihrer individuellen Verfahrensdokumentation.
Sobald das Archiv für ein Postfach aktiv ist, wird jede vom Mailserver angenommene E-Mail automatisch parallel an den Archivserver übergeben. Manuell gelöschte oder versehentlich übersehene Nachrichten landen in jedem Fall im Archiv – das Archiv existiert unabhängig vom Postfach.
Über jede archivierte E-Mail wird eine Prüfsumme erzeugt und journalisiert. So lässt sich die Konsistenz jeder einzelnen Nachricht – und des gesamten Archivs – jederzeit technisch nachweisen. Das ist die Grundlage echter Revisionssicherheit.
Rechtssichere Archivierung braucht neben Technik eine organisatorische Maßnahme: die Verfahrensdokumentation. Wickeln Sie Ihre E-Mail-Kommunikation über aipi ab, erhalten Sie eine Muster-Verfahrensdokumentation mit externer Bewertung kostenfrei.
Das Auffinden der richtigen E-Mails oder Anhänge gelingt in kürzester Zeit. Unser System indiziert nicht nur Nachrichtentexte, sondern auch die Inhalte von Anhängen in rund 1.300 Dateiformaten – inklusive Office-Dokumenten, PDF-Dateien (auch in ZIP-Archiven) und Bildern mit EXIF-Metadaten. Treffer erscheinen in Sekunden.
Technisch basiert die Suche auf einem Apache-Lucene-Dienst – derselben bewährten Indexierungs-Technologie, die etwa auch im Wikipedia-Projekt zum Einsatz kommt und dort schnelles Finden ermöglicht. Inhalte werden serverseitig indiziert, sodass Suchanfragen unabhängig vom lokalen Client in Sekundenschnelle Treffer liefern – auch über Millionen archivierter Nachrichten und Anhänge hinweg.
Unser System indiziert die Inhalte unter anderem dieser Formate:
Bilddateien können Zusatzinformationen wie Geodaten im EXIF-Format tragen, die in Streit- oder Prüfungsfällen wichtig werden. PDF-Dokumente liegen häufig in ZIP-Archiven verpackt vor. Unser Index erschließt diese Ebenen mit – Sie müssen nicht wissen, wo eine Information steckt, um sie zu finden.
Die GoBD – Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form – sind der Maßstab, an dem das Finanzamt Ihre E-Mail-Aufbewahrung misst. Hierfür liefert aipi.email die technische und organisatorische Grundlage.
GoBD-konform heißt unter anderem: Nachrichten müssen vollständig, richtig, zeitgerecht, geordnet, unveränderbar und nachvollziehbar aufbewahrt werden. Genau das leistet unser Archiv durch die automatische, postfachunabhängige Erfassung, die Prüfsummen-Journalisierung jeder Nachricht und die kombinierte Bereitstellung einer Muster-Verfahrensdokumentation.
Die Verfahrensdokumentation beschreibt, wie in Ihrem Unternehmen mit elektronischen Aufzeichnungen umgegangen wird – von der Entstehung über die Archivierung bis zur Vernichtung. Erst dieses organisatorische Gegenstück zur Technik macht die Archivierung im Sinne der GoBD vollständig. Bei Nutzung unserer Infrastruktur erhalten Sie eine geprüfte Muster-Dokumentation kostenfrei und können sie an Ihr Unternehmen anpassen.
Ein Backup schützt Daten kurzfristig vor Verlust durch Systemausfälle – es ist veränderbar, überschreibbar und nicht für die Langzeitaufbewahrung steuerlich relevanter Belege gedacht. Ein revisionssicheres Archiv hingegen speichert Nachrichten unveränderbar, mit Prüfsumme und Journalisierung, über die gesetzlichen Aufbewahrungsfristen hinweg. Backup und Archiv ersetzen einander nicht – sie ergänzen sich.